Personalberater:  Lean in der Verwaltung| Stratigo Executive Search | Lean Personalberatung

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Bevor wir über das Thema dieses Posts sprechen: Lean in der Verwaltung und seinen Stellenwert, lasst uns einen Moment nehmen um zu besprechen, was Lean ist und warum es wichtig ist. Das erste, das wir uns bei Lean merken müssen ist, dass es kein Programm zur Kostenreduzierung ist, sondern ein Weg des Denkens und Handelns des ganzen Unternehmens. Die oberste Priorität von Lean ist die Maximierung des Wertes für einen Kunden bei gleichzeitiger Minimierung des Abfalls. Auch müssen Sie sich bewusst sein, dass Lean, entgegen des weitläufigen Irrglauben, nicht nur in Fabriken und der Herstellung Anwendung findet. Es kann auch in Unternehmen genutzt werden, die Dienstleistungen und Verwaltung anbieten.

Warum Lean

Die zentrale Funktion eines jeden Unternehmens ist es, Profit zu erbringen. Keine Firma kann existieren, wenn sie Verluste erbringt. Es ist unter anderem die Verantwortung eines jeden Managers, die Profite zu maximieren während er die Kosten reduziert. Um erfolgreich zu sein, müssen wir die Firma als ein Ganzes betrachten. Heutzutage ist es entscheidend, einen wettbewerblichen Vorteil gegenüber rivalisierenden Unternehmen zu ergreifen. Erfolgreich einen Lean-Ansatz zu implementieren, kann dieser Vorteil sein.

Damit Lean am effektivsten ist, muss es in jedem Arbeitsbereich der Firma angewendet werden. Es hat sich als am schwierigsten erwiesen, es in der Verwaltung zu implementieren. Das kommt daher, dass dies nicht nur die Implementierung bestimmter Prozeduren beinhaltet. Vor allem anderen verlangt es eine Veränderung im Denken der Mitarbeiter. Andere Schwierigkeiten beinhaltet die Natur der Verwaltung, ihr Multi-Tasking und ihre Kreativität, welche oft schwierig zu standardisieren und in Strukturen zu fassen sind. Oft scheitern Manager daran, die Überflüssigkeit bestimmter administrativer Aufgaben zu erkennen und gefährden so die Implementierung von Lean.

Zwei Dimensionen der Implementierung von Lean

Als Unternehmen können wir uns die Implementierung von Lean in zwei Bereichen ansehen. Eine, welche sich leichter anpassen lässt, ist den Verbrauch von Ressourcen wie Wasser, Elektrizität oder Büromaterial zu optimieren. Die andere, welche Prozesse beinhaltet, ist viel vollständiger. Sie nimmt auch mehr Zeit und Mühen in Anspruch, um Veränderungen in diesem Bereich zu implementieren. Die Prozesse könnten den Umgang mit Kundenbelangen angehen, die Handhabung von Bestellungen, etc.

Organisieren, stabilisieren, standardisieren und visualisieren

Es gibt fünf Hauptschritte, die zu nehmen sind, wenn man Lean in die Verwaltung mit eingliedert. Diese Schritte sind organisieren, stabilisieren, standardisieren, visualisieren und verbessern. Wenn wir Lean durchsetzen, müssen wir immer die Natur unseres Geschäfts mit in Betracht ziehen.

Zuerst müssen wir uns alle Prozesse, die stattfinden, ansehen und entscheiden, ob sie entbehrlich oder unentbehrlich für den Betrieb des Unternehmens. Es ist kritisch, Prozesse zu eliminieren oder anzupassen, welche nicht effektiv sind oder Kosten verursachen. Natürlich hat jede Firma Prozesse, welche Kosten generieren, aber aufgrund von legalen Anforderungen weiterlaufen müssen.

Sobald wir alle Prozesse begreifen, können wir den nächsten Schritt zur Implementierung von Lean gehen. Stabilisierung dient dazu, dass alle Prozesse jedes Mal, wenn sie durchlaufen werden, das gleiche Ergebnis haben. Erstellen Sie ein sich wiederholendes Muster, welches standardisiert und verdoppelt werden kann bei gleichbleibendem Ergebnis.

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Die Implementierung von Lean ist der Schritt vorwärts

Es gibt einige Tools oder Methoden, um Lean zu integrieren, wie 5S, PDCA oder JIT. Um den richtigen Kurs zu wählen, müssen wir die Natur unseres Geschäftes und unsere Ziele bedenken. Unabhängig davon, welches wir in unserer Firma nutzen, müssen wir uns daran erinnern, dass das Ergebnis zählt. Und obwohl der Prozess sich als lang und schwierig herausstellen mag, wird das Endergebnis Vorteile bringen. Nicht nur wird ein erfolgreiches Lean die Profite maximieren, es wird auch die Kundenzufriedenheit steigern – eine absolut unabkömmliche Qualität im heutigen umkämpften Markt.

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